Leidinggeven op afstand Over het managen van mobiele medewerkers en thuiswerkers

Als je op vrijdag op kantoor werkt, ben je vaak echt de klos. Je leidinggevende verdeelt de (spoed-) klussen onder de mensen die hij daadwerkelijk ziet. Herkenbaar? Als je thuis werkt, moet je continue bereikbaar zijn, vindt je baas. De telefoon opnemen terwijl je in een winkel staat is not done. Herkenbaar? Iedereen heeft een flexplek, behalve het management. Die zitten op hun oude, vaste plekken. Herkenbaar?

Flexibel werken is nog niet zo makkelijk, is het uitgangspunt van het prettig leesbare boekje 'Leidinggeven op afstand' van Gonny Vink. Het boek gaat over flexibele werktijden, flex-werkplekken, thuiswerken en echt voornamelijk op afstand werken. Het is breder dan 'leidinggeven' en ook breder dan alleen ‘op afstand’.

In deel 1 ‘Werken op afstand’, komt aan de orde wat de uitdagingen van werken op afstand vraagt van de leidinggevende en de medewerkers en hoe je op resultaat moet gaan sturen. Ik pik er wat items uit:

Bij (veel) werken op afstand mis je de sociale contacten (niet het geroddel, natuurlijk) en daarom is het goed een ‘sociaal minimum’ af te spreken: wanneer kom je fysiek bij elkaar, wat is minimaal nodig om goed te kunnen samenwerken.
Ook belangrijk: thuiswerkers hebben de neiging veel langere dagen te maken dan kantoorwerkers, en dat is slecht voor de werk-privé-balans.
Bij het op afstand werken moeten werknemers (meer) de regie nemen, en dat past goed bij een growth mindset: gericht op groei, op leren, op experimenteren. Mensen met een fixed mindset hebben de motivatie en bevestiging van de omgeving nodig, en werken daarom liever in de buurt van leidinggevende en collegae.
Voor leidinggevenden is het lastig om voornamelijk telefonisch contact te hebben, je mist zo veel non-verbale communicatie. Je moet meer afgaan op de stem en wat iemand vertelt, je hebt dus meer sociale vaardigheden nodig.
Als je situationeel leiderschap toepast, zul je merken dat het lastiger is om mensen die sturing nodig hebben op afstand te leiden, coachen op afstand is makkelijker.
Ook is het belangrijk om bij flexibel werken zelf het goede voorbeeld te geven: als manager heb je óók een flexplek. En zeg je niet ‘goedemiddag’ als iemand wat later begint.
Sturen op resultaat begint met vertrouwen geven, duidelijke opdrachten formuleren, vooraf goede afspraken maken.

Deel 2 'Samenwerken, communiceren en kennisdelen op afstand' gaat dieper in op Afspraken maken, Samenwerken, Informatie delen, Communiceren en Sociale cohesie. 'Afstand' komt minder aan bod hier.

Het boek ‘Leiding geven op afstand’ van Gonny Vink is een praktijkverhaal over hoe zij dit bij haar organisatie, work21, ten uitvoer brengt. Niet alleen vanuit welke motieven een organisatie kan starten met leiding geven op afstand, maar vooral hoe je dat dan het beste vormgeeft komen aan de orde. Daarbij put Vink uit haar rijke ervaring en laat zij zien dat het geen sinecure is een organisatie op deze manier aan te sturen. Loslaten van de (natuurlijke) behoefte aan controle door een leidinggevende vond ik haar allerbelangrijkste advies.
Zij beschrijft eerst in algemene zin, en later in het boek tot in detail, hoe zij zaken zoals samenwerken op afstand, communiceren en het behouden van sociale cohesie aanpakt. Daarin verwijst zij regelmatig naar de techologie die work21 gebruikt om mens, organisatie en die technologie samen te brengen. Door haar onderbouwing vanuit literatuur van organisatiedeskundigen; onderzoeken en ervaringen met klanten van work21 belicht het boek het thema vanuit een groot aantal invalshoeken.
Naast een prettig leesbare schrijfstijl was het boek voor mij ook een feest der herkenning. Als marketing en communicatie manager bij e-office deed ik zelf goede ervaringen op met leiding geven op afstand. Sinds ik eind 2012 als zelfstandig ondernemer aan de slag ging werk ik nog (veelal) op deze manier met klanten samen. In dat licht zijn goede afspraken maken wanneer en hoe je met elkaar communiceert en samenwerkt voor mij ‘no-brainers’. Echter, door dit boek te lezen realiseer ik me dat er voor veel leidinggevenden nog veel te winnen valt. In een tijdperk waarin in Nederland flexibel werken op kantoren met dito werkplekken steeds vaker de norm zijn, zal nog (lang) niet elke leidinggevende goed weten hoe hij of zij een duurzame band met medewerkers kan creëren en behouden. En zo bovendien kan zorgen dat medewerkers het optimale resultaat uit zijn of haar rol kan halen.