Protocol vormgeven van bijeenkomsten

Maakt protocol alles moeilijk? Het tegendeel is de bedoeling. Toen in 1657 de Franse en Spaanse ambassadeurs elkaar met hun zesspannen op het Lange Voorhout in Den Haag tegenkwamen en geen van beiden voor de ander wilde wijken, was het probleem juist dat er geen diplomatieke voorrangregels bestonden. Sindsdien zijn die wel opgesteld en leven ambassadeurs vreedzaam samen.

Ook buiten de diplomatieke wereld bestaan er omgangsregels en -gewoonten die ons vreedzaam samenleven bevorderen. Ze zorgen dat evenementen of grote ontvangsten goed verlopen en dat hoogwaardigheidsbekleders en andere vooraanstaande personen daarin hun plaats krijgen.

Voor zover ik mij in mijn jaren bij de Koningin met ontvangsten bezighield, heeft het bestaan van deze regels en gewoonten ook mij het leven makkelijker gemaakt. Zelfs op de dagen dat in Paleis Noordeinde vele staatshoofden en andere prominenten tegelijk te gast waren, werd niemand zenuwachtig, omdat we konden terugvallen op algemeen aanvaarde beginselen.

Veel mensen voelen zich ongemakkelijk als het woord ‘protocol’ valt. Het lijkt me dat dit boek hen voor een zeer groot deel van hun zorg kan verlossen.

Protocol kent vele omschrijvingen. Slaat u de woordenboeken er maar op na, dan komt u er zeker een stuk of tien tegen: van inleiding tot verslag en van diplomatiek ceremonieel tot programmacodering voor computers. Dit geeft niet alleen de veelzijdige toepassing van het woord aan, maar ook de bruikbaarheid en de actualiteit. De meest brede interpretatie is die van ‘een stelsel van geschreven en ongeschreven regels, dat zijn toepassing vindt in de (internationale) omgangsvormen’ En vaak zonder erbij na te denken passen wij de geschreven en de ongeschreven regels dagelijks toe.

Het begint al op het moment dat wij ons huis verlaten en verkeersdeelnemer worden. Wij houden rechts en onze tegenliggers ook. Effectief, want zo voorkom je botsingen. Bij de bakker wachten wij op onze beurt door een oogje te houden op degenen die na ons komen. Praktisch, want zo bepalen wij onze eigen positie ten opzichte van die van anderen. En voor een lift of trein wachten wij met instappen tot andere mensen zijn uitgestapt. Logisch: dan is er immers meer plaats binnen.

De verdichting van de samenleving, die zich in de afgelopen decennia heeft voltrokken, heeft gezorgd voor een groeiende vraag naar adequaat geregisseerde bijeenkomsten. Daarom treft u als bijlage een aantal draaiboeken aan die gebaseerd zijn op reële bijeenkomsten, van informele ontvangsten tot officiële bezoeken binnen de overheid. Dit laatste maakt het boek onzes inziens niet minder bruikbaar voor het bedrijfsleven of particuliere organisaties. De draaiboeken en de bijbehorende toelichtingen geven inzicht in de protocollaire taken.