Ongewoon goed vergaderen want gewoon vergaderen werkt niet meer

Graag deel ik met jullie de boekrecensie die ik schreef voor AVS over dit boek.

Van alleen boeken lezen gaat de rijst niet koken. Het boek Ongewoon Goed Vergaderen belooft een revolutie in vergaderland. Het beeld van de rijst maakt meteen duidelijk dat dit een werkboek is. Dat boek hoort in het onderwijs thuis. Of toch niet? Zijn wij als scholen al niet heel goed op weg om onze vergaderingen goed in te vullen? Waar ligt op onze school de verantwoordelijkheid van de vergadering? Hoe belangrijk is het niet dat we elkaar blijven vinden na schooltijd… Nieuwsgierig lees ik of dit gedachtengoed echt zo revolutionair is als beloofd wordt.

De eerste hoofdstukken van het boek beschrijven al het vergaderleed. De bedoeling hiervan is om te laten zien hoeveel effectiviteit er verloren gaat. Bovendien wil de auteur zijn persoonlijke betrokkenheid met dit onderwerp delen. Voor mij had dit korter gemogen, de boodschap is duidelijk. In vergaderingen zien we een hang naar zekerheid. Dezelfde mensen hebben wel of niet het woord en het gevoel van betrokkenheid is niet altijd groot. We zien dat mensen zich niet voorbereiden, te laat komen of niet eens hun mond open doen. Allemaal herkenbare verhalen die ik liever niet wil lezen omdat het toch wel confronterend is. Het lijstje met de vergaderfrustraties ken ik namelijk ook.

Goede vergaderingen ontstaan niet zomaar, die moet je ontwerpen. Mensen gericht en actief laten meedenken, dat moet het doel zijn van vergaderen. Maar hoe doe je dat dan?

Hoe zorg je ervoor dat je rijker uit een vergadering komt dan dat je erin ging omdat je het het gevoel hebt gehad dat je hebt bijgedragen aan een goed gesprek dat aan de basis stond van een beslissing of oplossing.

Rob de Haas introduceert een vergadermethode waarmee de collectieve denkkracht van mensen optimaal wordt benut. Ongewoon Goed Vergaderen werkt vanuit de principes ‘structuur bepaalt het gedrag’, ‘collectieve denkkracht moet je organiseren’ en ‘vergaderen als een te leren vaardigheid’. Ze bieden gezamenlijk de theoretische context voor de weg naar ongewoon goede vergaderingen.'

De wijze waarop Rob de Haas Ongewoon Goed Vergaderen beschrijft, is heel helder. Je hebt meteen de goede vragen bij de hand om het proces binnen je eigen school te starten. Het boek inspireert je met ideeën, technieken en checklijsten. De verhalen vanuit zijn eigen ervaring maken dat je het boek heel gemakkelijk leest en vooral weer terugpakt. Er zit ongelooflijk veel creatieve denkkracht van de auteur zelf in.

Het functionele hart is een vijfstappenplan, waarmee je elk agendapunt kunt voorbereiden. Je gebruikt hiervoor de vergaderkaarten die je helpen om de vergadering te ontwerpen. Elke vergaderkaart staat voor een zelfstandige denkactie. De kracht van de vijf stappen zit hem in de onderlinge samenhang. Als je het vijfstappenplan integraal toepast, versterken de punten elkaar. Ik moet zeggen dat als je de stappen leest, het haast te simpel klinkt. Dat is het echter niet. Het vraagt vooral een goede voorbereiding van de vergadering en een leider die vanuit een sterk ontwikkeld moreel kompas deze wijze van vergaderen begeleidt.

De titel van het boek Ongewoon Goed Vergaderen is wat het is maar ook weer niet. Als je de principes uit dit boek gaat gebruiken, gebeurt er namelijk nog veel meer dan dat je vergaderingen beter gaan lopen. Je versterkt je organisatie in een succesvol creatief,

doelgericht team. Je moet daarvoor wel met zijn allen uit de comfortzone. Het is namelijk enkel je eigen gedrag dat je tegenhoudt. De OGV-aanpak wordt zo een heel concreet instrument voor het verbeteren van de teamprestaties. Het perspectief is dat meer dan waard!

“Ongewoon goed vergaderen” zit ongewoon goed in elkaar: het leest goed, heldere opbouw, is direct toepasbaar, inspireert om aan de slag te gaan en te leren, geeft op goede plaatsen verwijzing om wetenschappelijke bronnen te raadplegen voor verdieping waar gewenst, is geschikt voor zowel leiders die met hun teams aan de slag willen als medewerkers die steeds vaker als zelfsturend groep aan de slag zijn en elkaars kennis nodig hebben om samen goede resultaten te boeken. Kortom: de methode uit dit boek is voor mij een blijvende inspiratie. Het is lang geleden dat ik deze combinatie van zaken ineen heb aangetroffen. De verwachtingen worden meer dan waargemaakt: duurzame verandering van onze meetings: meerwaarde voor alle deelnemers, substantiele verhoging van de kwaliteit van de besluiten, eigenaarschap, goed ontworpen bijeenkomsten met heldere resultaten en dito besluiten. Je komt daadwerkelijk rijker de bijeenkomst uit dan je er in bent gegaan.

Met dit boek aan de hand als ondersteuning van onze gewenste verandering zijn de bijeenkomsten van stoffige en klassieke kantoorvergadering structureel omgezet naar meetings waar je bij wil zijn en waar verschil gemaakt wordt. Ook heel complexe en lastige overlegsituaties hebben wij weten om te zetten van een crisis-overleg naar top-overleg voor alle betrokken. Er zijn veel boeken over vergaderen verschenen maar Rob de Haas weet met zijn aangereikte methode een blijvend verschil te maken. Een aanrader dus.

Bij de gemeente Oirschot willen we beter vergaderen. Steeds vaker hadden onze medewerkers er last van: slecht voorbereide, zwak geleide vergaderbijeenkomsten, waarvoor Jan en alleman werd uitgenodigd.

En wat blijkt: de manier waarop Rob het ons leerde, brengt echt resultaat! We vergaderen korter, met de juiste mensen, hebben het scherper voorbereid (je weet wat er van je verwacht wordt) en bovenal: iedereen doet actief mee!

Het boek is een aanrader, speciaal voor de vergadertijger die denkt er alles al over te weten.

Matig boek, omdat de boodschap eentje is die gewoon vrij duidelijk is. Er wordt niks nieuws verteld. Ook af en toe onvolledig omdat het maar vanaf een bepaalde invalshoek wordt bekeken, daarom minder praktisch toepasbaar.